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经销商是机床企业销售渠道里的一个关键环节,广大机床企业应高度重视经销商管理问题,尤其是在经销商的资信管理方面。“资信”两个字不难理解,“资”通常指流动资金是否充足;“信”是指经销商能否诚实守信。资金足、信誉好,就表示经销商的资信好。

w机床股份有限公司是业内知名的厂家之一,专注于及普通的研发与生产,近年来发展较为迅猛,企业的销售业绩不断增长。在机床行业的经销商中,中小型经销商占绝大部分,由于中小型经销商普遍实力不强、资源有限,且管理系统及信息技术落后,加上不愿披露任何销售数据,所以厂家对其资信管理相对较困难。另外,中小型经销商很容易受市场环境、政府决策的影响,财务状况容易出问题,所以监控(特别是对销售回款的追踪和回收)难度很大。但是w机床公司经过多年的努力,总结出一套对经销商资信管理行之有效的方法,值得大家学习借鉴,笔者从三个方面展开来说。

搜集经销商资信信息的方法

直接调查法:是w公司在对经销商进行资信调查时,运用得最频繁、最经济,也是最能把握真相的调查方法。

直接调查法的实施要点:(1)讲究问话技巧,尽量避免开门见山的询问探听,多采用旁敲侧击的问话技巧;(2)注意观察总经理室、业务部门及公司内员工的出勤情况,留意相关业绩目标口号、销售数量图表、管理统计图等;(3)不卑不亢,态度要和蔼,尽量运用工作术语,切莫趾高气昂,令人畏惧;(4)偶尔需要出其不意进行突击拜访,尽量设法走到其公司各个死角进行观察。

委托征信法:是指利用专业的资信调查机构来调查经销商的信用状况及付款能力,撰写商业资信报告,以尽可能保障交易安全的方法。

财务分析法:是指以财务报表为中心,用数量分析的方法,判断一家经销商的经营能力、收益能力、资金周转能力、偿还能力及财务结构,以明了其运营机制是否健全。财务分析法的关键一步是要拿到经销商未修饰的财务报表。

事实上,要拿到经销商的财务报表,也未必像我们想象的那么难。w机床公司的市场总监跟笔者介绍,其公司从刚成立之初就认为掌握经销商的信用状况是一项很重要的工作,为了掌握经销商真实的财务及运营情况,最直接的方法就是从经销商的财务报表里发现真相。w公司并不认为,向经销商开口索取财务报表,似乎破坏了商业行规,他们认为任何交易的缔结,都是建立在两厢情愿的基础上。

运用财务分析法时,必须结合相关的基础数据。因此厂家在向经销商索取财务报表时,还须要求对方提供相关补充报表。可根据经销商规模的大小,酌情要求其提供下列补充报表:产销量值表、银行明细表、长期负债明细表、成本明细表等财务资料。同时,要特别注意上述报表的适用性及正确性,判定其是否符合下列四个条件:规范性,一切账目都要符合公认的基本会计准则;完整性,内容要充实且完备;时效性,数据必须具有时效性,不能与实际情况脱节;公正性,最好经由立场中立、客观的会计师事务所核查并公证。

经销商分级管理

经销商分级,是资信管理工作中的基本步骤。我们通常可以把经销商划分为重要经销商、经常往来经销商、偶尔往来经销商三个层级。当然也有的机床厂家将经销商按照交易风险的大小进行划分,如风险低的经销商、风险一般的经销商和风险高的经销商,从而分别进行管理。w机床公司则依据经销商的重要程度和交易风险,将其分为以下两个层次。

核心经销商:w公司将交易比率最高的前五大经销商列出来,单独对他们进行信用管理,并定期做征信评估,有效掌控这些重要经销商的经营动态,以防患于未然。尤其当主要经销商是纯个体私营业态的,更需严密监控。机床企业如果能把核心经销商的管理好,并对其定期进行信息维护和数据分析,对于降低厂家的经营风险会有很大帮助。

不良经销商:对于有拖欠账款记录或习惯性逾期付款的经销商,w公司将其归类为风险较高的经销商。虽然这类经销商目前暂时没有危险,但是由于潜在的账期风险很大,公司特地安排了专人随时掌握其经营动态,进一步紧缩其交易,并考虑最终改用“现款现货”的交易方式。如果经销商拖欠账款的现状仍不改善,w公司将毫不客气淘汰这批经销商。

设定信用额度

所谓设定信用额度,即由厂家对不同交易经销商设定不同的最大赊销金额,凡是不超过该金额的交易,均可以用信用方式进行。

经销商不可能全都是可靠的,总会有一些不讲诚信的经销商,借故或无故延迟付款,虽然最终还是支付了货款,但是,厂家仍费了许多不必要的成本来催收账款,而且还损失了几个月的利息。因此,为了追求利润最大化,w机床公司对经销商设置了一定的信用额度。

1、设定信用额度的好处

(1)简化审核流程。在正常状况下,销售人员在交易发生之时,就可以在信用额度内自行决定,不必层层汇报或请示裁决。

(2)促进销售。对于赊销金额在其信用额度范围内的经销商,则可放心交易。由于销售人员事前都明了每一个经销商的信用额度,因此在正常状况下,只要经销商的订货金额在信用额度的范围内,销售人员就可以自行决定,当场成交,赢得先机。

(3)加强催账功能。收款人员可以根据经销商的信用额度使用情况,决定销售回款的催收时机和催收办法,以快速收回欠款,减少资金积压,进一步提高资金周转能力。

(4)改善运营状况。经销商可以根据自己的财务状况和实际购买需要,合理安排订货及付款,以避免无谓的订货及资金积压,使运营正常化。

(5)提高交易速度。当经销商再次购买时,厂家授信人员一接到订货单,就可以马上查核对方销售回款及应收票据的余额,再加上此次订货金额,计算出累计总金额之后,再看是否超出其信用额度。如果在额度内且该经销商没有其他异常征兆,就可以立刻自动通过审核而出货;若超出额度过多,应该马上转呈上级,由上级斟酌是否发货。

(6)使债权管理更有效率。在设定经销商信用额度的过程中,我们可以掌握每一个经销商的特性,准确把握整体债权的管理重点,对于赊销货款在规定的信用额度范围内的,可以放心采取信用交易的方式,使债权管理更具效率。

(7)节省资信调查的成本。不必在每一笔交易之前都进行资信调查,多数时候厂家可以直接参考已设定的经销商信用额度做决策。对于欠款较多或超过信用额度的经销商,必须定期进行资信调查;至于在信用额度内或欠款较少的经销商,则不必经常大费周折,而可以采取不定期的方式,进行小范围的资信调查,从而节省资信调查的人力、物力和时间等成本。

(8)完善赊账督察体制。债权管理的主要目的,在于防止不良赊账的增加。由于建立了授信额度制度,把经销商的信用额度作为控制出货的依据,进一步完善了赊账督察体制,从而实现了“风险最小化,利润最大化”的经营目标,也使厂家能更专心于研发生产。

2、信用额度的设定方法

信用额度的设定是有讲究的,w机床公司从自身实际情况出发,研究了以下五种方法:

(1)同业比较法。在决定是否和新开发的经销商做第一笔生意时,w公司会先打听一下其他同行厂家授予该经销商的信用额度,然后直接设定相似的信用额度。这种方法目前在国内机床行业颇为盛行,故又称“搭便车法”,其优缺点如下:

优点:省时、省力;交易效率高。缺点:同行业厂家的信用额度信息不易获得;即使获得,其可靠性及真实性仍有待求证;容易造成销售人员或信用管理人员的惰性;依赖他人,缺少自己的风格与主见。

可见,由于同业比较法利少弊多,所以不值得大力提倡,w公司也只是把其作为设定信用额度的众多“参考数据”之一。

(2)初次限额法。与新经销商交易前,经简单调查发觉其信用状况尚属良好时,w公司会暂且给对方设定一个“初次限额”,经过一段时间的交易往来后,再根据这段时间的观察结果和经验总结,重新设定或修正信用额度。这种方法在业界使用得非常普遍。

优点:牛刀小试,稳健踏实;掌握时效,交易迅速,不影响双方关系。缺点:缺乏合作信心;限制销售。

(3)销售预测法。由销售人员依据全年度对每一经销商的销售目标及赊销账期而设定的信用额度,其计算方式非常简单。即:信用额度=全年销售目标×货款收回期限(月)÷12(月)。

优点:计算十分简便;销售人员可以根据经销商需求和计划的销售目标来确定。缺点:过度关注销售目标,而忽视经销商的实际信用状况,难免造成存货积压,销售回款居高不下;对于信用额度,如果由销售人员自主设定,那么将会导致信用管理的钳制功能失去作用,信用额度反成为销售人员任意发货的护身符。

(4)资信调查专员设定法。由于销售预测法容易导致风险管控功能丧失,因此,w公司继续寻求更好的兼顾“利润最大化,风险最小化”的信用额设定办法。为避免销售人员随意设定信用额度,破坏公司良好的风险管控制度,最佳解决之道就是,经销商的资信调查工作由信用部门的资信调查专员负责,经资信调查专员详细调查经销商的真实信用状况,通过专业的信用分析,谨慎评估出经销商发生呆账的可能性,并根据多年经验综合考虑,从而为经销商设定一个合适的信用额度。

优点:精确合理,据此设定的信用额度较为准确;正常出货,避免销售人员故意提高经销商信用额度而胡乱塞货;专心销售,销售人员不至于因关注经销商的信用状况而分散注意力。缺点:延误交货时机;限额较为保守;容易导致销售额萎缩。

(5)折中法。为了避免以上四种方法的缺陷,w公司最近一年都采用折中法设定信用额度。

先抓住生意。对于新经销商先采取“初次限额法”和“同业比较法”,由信用部门暂定一个信用额度。如果经销商订货额在限额内,则无需再经调查即可争取时间先核准其订货,以免丧失销售良机或造成经销商不满。与此同时,销售部门再就调查结果向信用部门申请一个合适的信用额度。

超过限额暂缓交易。如果销售部门建议的经销商信用额度超过信用部门暂定的初次限额时,先暂缓交易,由资信调查专员前往调查,经过资信调查之后,再由资信调查专员视具体情况设定该经销商的信用额度。

兼顾双重目标。为避免资信调查专员在设定信用额度时过于保守,信用部门会在事前对资信调查专员进行专业指导和培训,在设定信用额度时既要考虑厂家的销售目标,又需同时达成信用管理所追求的“销售量最大化”和“呆账损失最小化”的双重目标。

w机床公司的市场总监跟笔者介绍,运用折中法时销售部门和信用部门之间应多进行交流和沟通,因为不同主体之间存在认知上的差异,很容易导致两个部门间产生矛盾。所以当遇到分歧的时候要积极进行沟通,最终达成一致见解。

笔者特别要强调的是,无论采用何种方法,在设定信用额度时,一定要遵守以下“要点”:要反映现实,利用适当的评价要素及评价方法,尽可能地反映现实状况;要认真客观,用正确的态度设定授信额度;要多头考虑,将交易额、交易条件及支付条件都纳入考虑的范围;要公事公办,不可将私人恩怨掺杂其中;要管控成本,务必节约调查时间、人力、物力等资源。

总之,资信管理是经销商管理的重要环节,机床企业通过完善资信管理制度,能不断提高销售人员对于内部控制的认识,通过赊销督察进一步提升销售人员的职业道德和业务水平。当然,不同部门之间的“团队合作”也是落实资信管理不可或缺的关键要素。具体来说,由销售部门先行把关,同时配合信用部门做好授信额度的设定和管控,这样一来,销售部门和信用部门都成为降低企业经营风险的守护神。

我们广大机床企业应不断完善对经销商的资信管理,将经销商的信用风险控制在最低范围内,使企业通过与经销商的交易实现利益最大化。

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